Entretien professionnel obligatoire : maximisez la réussite de vos collaborateurs
L’entretien professionnel est obligatoire pour tous les salariés, quelle que soit la nature de leur contrat et leur temps de travail dans l’entreprise. Il réunit un collaborateur et un ou plusieurs de ses supérieurs hiérarchiques, et a pour objectif de faire le point sur le parcours professionnel de celui-ci et ses perspectives d’évolution. L’entretien professionnel obligatoire n’est pas qu’une procédure imposée, il peut au contraire constituer un véritable levier de performances et vous aider à maximiser la réussite de vos équipes.
Les modalités de l’entretien professionnel obligatoire
Ce rendez-vous doit respecter 3 échéances distinctes :
- tous les 2 ans à partir de la date d’entrée dans l’entreprise
- tous les 6 ans afin de s’assurer que le salarié a suivi au moins une formation, a bénéficié d’une évolution salariale ou professionnelle, etc.
- au retour de certains congés ou d’une absence considérée comme longue, comme un congé maternité, un congé sabbatique, un congé d’adoption ou encore un arrêt maladie d’une durée de plus de 6 mois.
Soulignons toutefois qu’une périodicité différente peut être décidée par un accord collectif d’entreprise ou de branche. En cas de non-respect de l’obligation de l’entretien professionnel, l’entreprise s’expose à des sanctions, définies en fonction du nombre de salariés (selon si l’entreprise embauche plus ou moins de 50 salariés).
Préparer l’entretien professionnel obligatoire pour en faire un levier de performances
Pour que chacune des parties impliquées dans l’entretien professionnel en tire des éléments concrets, vous devrez assimiler quelques bonnes pratiques avant de rencontrer les collaborateurs. Gardez en mémoire que vous devez faire preuve de la plus grande objectivité au cours de l’entretien. Votre collaborateur vous fera part de son point de vue, de ses difficultés éventuelles et de ses envies : ces éléments peuvent vous permettre de poser un autre regard sur son parcours professionnel et faire surgir des pistes que vous n’auriez alors pas explorées.
En outre, l’objectif de l’entretien professionnel n’est pas de convaincre, mais d’échanger. Recueillez donc les éléments transmis par votre salarié en faisant preuve d’un savant mélange d’empathie et de professionnalisme. Une bonne préparation fera de ce bilan un échange constructif, ayant contribué à maintenir intacte la motivation de votre collaborateur et à développer son sentiment d’appartenance, nécessaires à une qualité de vie au travail optimale.
Mener un entretien professionnel dans les règles de l’art
L’entretien professionnel obligatoire gagne à être structuré. Cette marche à suivre permet au salarié et au manager de ne pas s’éparpiller tout en s’assurant de ne pas oublier d’éléments essentiels. Traditionnellement, l’entretien professionnel suit la construction suivante :
- introduction
- débriefing du poste actuel
- bilan des actions mises en place depuis le dernier entretien professionnel obligatoire
- perspectives professionnelles et actions à mettre en oeuvre
- conclusion puis feedback dans les jours suivants
L’introduction
Elle sert à poser le cadre de l’entretien. L’introduction doit expliciter l’objectif de ce rendez-vous imposé par le Code du travail et détailler son déroulé. Si certains sujets font l’objet d’un entretien distinct, par exemple si le salarié souhaite demander une augmentation de salaire, il convient de l’indiquer dès l’introduction.
Le poste actuel
C’est le moment d’amener le salarié à faire part de son ressenti par rapport à ses missions actuelles. Vous pouvez vous appuyer sur sa fiche de poste et vous en servir comme point de départ. Notez qu’il est important d’aborder l’entretien professionnel sous l’angle d’une stratégie RH pertinente, c’est-à-dire destinée à prendre en considération l’aspect humain dans son objectif de performances économiques.
Ainsi, n’hésitez pas à demander à votre collaborateur les tâches qu’il préfère et celles qu’il apprécie le moins, ainsi que les difficultés qu’il rencontre. Se sentir écouté et se voir proposer des réponses adaptées sont des aspects essentiels à l’épanouissement du salarié à son poste, et donc à sa productivité.
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La question de l’évolution professionnelle
Commencez par faire le bilan des actions entreprises depuis la tenue du dernier entretien professionnel : formations suivies, certifications obtenues, montée en compétences, etc. Par la suite, évoquez avec votre collaborateur ses perspectives d’évolution. Vous pouvez lui faire part de votre point de vue, en prenant toutefois soin de valoriser ses compétences. L’entretien professionnel obligatoire est porteur lorsque la communication se fait de manière intelligente, c’est pourquoi faire preuve d’assertivité est un comportement approprié dans un tel contexte.
La conclusion et le compte-rendu
Dès la fin de l’entretien, le responsable établit un compte-rendu résumant l’essentiel de l’entretien professionnel. Celui-ci doit être lu en présence du salarié avant d’être signé par les deux parties.
Par ailleurs, vous montrerez à vos salariés votre implication et votre intérêt pour leur carrière si vous prenez le temps de réaliser un feedback dans les semaines suivant les entretiens. Il peut par exemple indiquer des renseignements sur les demandes de formations formulées par les salariés, ou donner une échéance pour l’établissement d’un nouveau process destiné à faciliter leur tâches. Cette manifestation d’intérêt souligne pour vos employés le fait que l’entretien fût porteur et propice à la recherche de solutions.
Mené de manière à la fois formelle et bienveillante, dans un cadre invitant à un dialogue serein et sincère, l’entretien obligatoire peut être un réel levier de réussite pour vos collaborateurs et leur permettre d’exprimer le meilleur d’eux-mêmes.
